POLITYKA PRYWATNOŚCI I OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH EPILLAB
Data wejścia w życie: 01.11.2026
§1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest IVERS GROUP ALEH MARTSIYENKA, NIP: 5252931367, prowadzący działalność pod marką Epillab, adres: ul. Gizów 6, lok. 125, 01-249 Warszawa, zwany dalej „Administratorem” lub „Salonem”.
Kontakt z Administratorem jest możliwy:
e-mail: epillab.warszawa@gmail.com;
telefonicznie: +48 574 511 533;
korespondencyjnie: ul. Gizów 6, lok. 125, 01-249 Warszawa.
Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających stronę internetową epillab.pl, kontaktujących się z Salonem, dokonujących rezerwacji, kupujących usługi, pakiety lub vouchery oraz korzystających z usług Epillab.
Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego.
§2. Zakres przetwarzanych danych osobowych
W zależności od sposobu korzystania ze strony internetowej i usług Salonu mogą być przetwarzane następujące kategorie danych:
a) dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz inne dane dobrowolnie przekazane przez Klienta;
b) dane dotyczące rezerwacji, w tym wybrane usługi, terminy wizyt, historia rezerwacji, zmian terminów, anulowań i nieobecności;
c) dane związane z realizacją usług, w tym informacje o wykonanych zabiegach, obszarach zabiegowych, zastosowanych parametrach, zaleceniach i przebiegu serii zabiegowej;
d) dane dotyczące zdrowia i przeciwwskazań do zabiegów, w zakresie niezbędnym do kwalifikacji i bezpiecznego wykonywania określonych usług;
e) fotografie obszarów zabiegowych, jeżeli są wykonywane na odpowiedniej podstawie prawnej;
f) dane dotyczące zakupionych usług, pakietów, voucherów, płatności, przedpłat i rozliczeń;
g) dane zawarte w korespondencji, zapytaniach, zgłoszeniach i reklamacjach;
h) dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, w szczególności adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu, sposobie korzystania ze strony oraz identyfikatory internetowe, w zakresie wynikającym z faktycznie używanych technologii;
i) informacje o udzielonych zgodach oraz preferencjach dotyczących komunikacji i plików cookies.
Zakres przetwarzanych danych jest dostosowany do określonego celu. Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i nie powinien zbierać informacji niemających uzasadnienia w realizowanych celach.
§3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:
a) przyjmowania rezerwacji, zawierania i wykonywania umów, realizacji wizyt oraz rozliczania usług – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
b) wypełniania obowiązków podatkowych, księgowych i innych obowiązków prawnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
c) udzielania odpowiedzi na zapytania, prowadzenia korespondencji i obsługi kontaktu z osobami zainteresowanymi usługami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od charakteru kontaktu;
d) rozpatrywania reklamacji, ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, stosownie do okoliczności;
e) zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej, ochrony systemów i zapobiegania nadużyciom – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
f) prowadzenia działań analitycznych i marketingowych z wykorzystaniem technologii wymagających zgody – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w zakresie objętym zgodą;
g) prowadzenia komunikacji marketingowej – na odpowiedniej podstawie wynikającej z RODO, z uwzględnieniem przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej;
h) prowadzenia dokumentacji zabiegowej – na podstawie właściwej dla rodzaju danych i celu przetwarzania, z uwzględnieniem art. 6 RODO oraz, w przypadku danych dotyczących zdrowia, art. 9 RODO.
Prawnie uzasadnione interesy Administratora obejmują w szczególności organizację działalności, bezpieczeństwo systemów, prowadzenie niezbędnej korespondencji oraz ustalanie, dochodzenie i obronę roszczeń.
Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, osoba, której dane dotyczą, może ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
§4. Dane dotyczące zdrowia i dokumentacja zabiegowa
W związku ze świadczeniem usług kosmetycznych i estetycznych Salon może przetwarzać informacje dotyczące stanu zdrowia Klienta, przeciwwskazań oraz innych okoliczności mogących mieć znaczenie dla bezpiecznego wykonania zabiegów.
Informacje te mogą obejmować m.in. dane o przyjmowanych lekach, przebytych chorobach, stanie skóry, uczuleniach, ciąży, wcześniejszych zabiegach oraz reakcjach organizmu, jeżeli mają znaczenie dla danej usługi.
Dane dotyczące zdrowia są szczególną kategorią danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO. Ich przetwarzanie wymaga zarówno właściwej podstawy z art. 6 RODO, jak i spełnienia odpowiedniego warunku określonego w art. 9 ust. 2 RODO.
W zakresie, w którym Administrator opiera przetwarzanie danych dotyczących zdrowia na wyraźnej zgodzie Klienta, zgoda ta jest uzyskiwana odrębnie, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Klient jest informowany o prawie jej wycofania i skutkach wycofania.
Podpisane przez Klienta formularze zgód oraz ankiety dotyczące przeciwwskazań i kwalifikacji do zabiegów są przechowywane w postaci papierowej. Ich elektroniczne kopie mogą być również przechowywane w systemach Booksy i Altegio.
Elektroniczne kopie podpisanych dokumentów odzwierciedlają informacje zawarte w dokumentach w chwili ich sporządzenia. Nie są automatycznie aktualizowane po każdej kolejnej wizycie.
Informacje dotyczące kolejnych wizyt, wykonanych zabiegów, zaleceń specjalistów, przebiegu serii zabiegowej oraz istotnych zmian mogą być odnotowywane odrębnie w systemach wykorzystywanych przez Salon.
Klient powinien informować specjalistę o zmianach okoliczności mających znaczenie dla bezpieczeństwa zabiegu. W razie potrzeby Salon może poprosić o ponowne wypełnienie lub aktualizację odpowiedniej dokumentacji.
Dostęp do dokumentacji zawierającej dane dotyczące zdrowia jest ograniczony do osób upoważnionych, dla których jest to niezbędne do wykonywania powierzonych obowiązków.
Jeżeli brak informacji niezbędnych do oceny przeciwwskazań uniemożliwia bezpieczną kwalifikację do zabiegu, Salon może nie być w stanie wykonać danej usługi.
§5. Rezerwacje i systemy informatyczne
W celu organizacji wizyt, prowadzenia dokumentacji oraz obsługi Klientów Salon korzysta z systemów informatycznych, w szczególności Booksy i Altegio.
W systemach tych mogą być przetwarzane dane kontaktowe Klientów, historia rezerwacji, informacje o wizytach, płatnościach, pakietach oraz dokumentacji związanej z wykonywaniem usług.
W zakresie faktycznie wykorzystywanych funkcji strony internetowej Administrator może korzystać również z narzędzi służących do obsługi rezerwacji i formularzy, w tym Amelia oraz WPForms.
Dane Klienta mogą być przetwarzane w więcej niż jednym systemie, jeżeli jest to uzasadnione organizacją wizyt, realizacją usług lub prowadzeniem odpowiedniej dokumentacji.
Zakres odpowiedzialności dostawców systemów informatycznych wynika z charakteru świadczonych usług, zawartych umów i obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych.
W przypadku korzystania bezpośrednio z platform zewnętrznych dane mogą być również przetwarzane przez ich operatorów zgodnie z właściwymi zasadami ochrony prywatności.
Administrator ogranicza dostęp do danych do osób, które potrzebują ich do realizacji powierzonych obowiązków.
§6. Fotografie i wykorzystanie wizerunku
W ramach świadczonych usług Salon może proponować wykonywanie fotografii obszarów zabiegowych w celu dokumentowania przebiegu zabiegów i porównywania efektów.
Fotografie są wykonywane i przetwarzane na odpowiedniej podstawie prawnej, z uwzględnieniem celu i charakteru dokumentacji.
Fotografie wykonywane na potrzeby dokumentacji zabiegowej nie stanowią automatycznie zgody na ich publikację lub wykorzystanie w materiałach reklamowych.
Wykorzystywanie zdjęć Klienta na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, reklamach lub innych materiałach promocyjnych odbywa się po uzyskaniu wymaganych prawem zgód i zezwoleń.
Odmowa zgody na marketingowe wykorzystanie fotografii nie wpływa na możliwość korzystania z usług Salonu.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celu publikacji fotografii może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Jeżeli fotografia zawiera informacje pozwalające ustalić stan zdrowia osoby, Administrator uwzględnia również wymagania dotyczące przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych.
§7. Strona internetowa i formularze kontaktowe
Strona internetowa epillab.pl działa w oparciu o system WordPress.
Na stronie wykorzystywane są formularze umożliwiające kontakt z Salonem oraz funkcje służące do przedstawiania oferty i obsługi wybranych usług.
Dane podane za pośrednictwem formularza kontaktowego są wykorzystywane do udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji oraz, w odpowiednich przypadkach, podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy.
Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak danych niezbędnych do kontaktu może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.
Samo przesłanie formularza kontaktowego nie oznacza wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji marketingowych.
Dane techniczne związane z korzystaniem ze strony mogą być przetwarzane w celu zapewnienia jej funkcjonowania, bezpieczeństwa i obsługi zapytań.
§8. Płatności internetowe
Administrator umożliwia dokonywanie płatności internetowych za wybrane usługi i produkty oferowane przez Salon za pośrednictwem systemu Przelewy24, obsługiwanego przez PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu.
W celu realizacji płatności odpowiednie dane dotyczące transakcji mogą być przekazywane operatorowi płatności, w zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia.
PayPro S.A. przetwarza dane osobowe w związku ze świadczeniem usług płatniczych zgodnie z właściwymi przepisami prawa oraz własną dokumentacją dotyczącą prywatności.
Administrator przetwarza informacje dotyczące płatności w zakresie niezbędnym do realizacji zamówień, prowadzenia rozliczeń, obsługi reklamacji oraz wykonania obowiązków prawnych.
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych przez operatora płatności są dostępne na stronie Przelewy24.
§9. Google Analytics, Meta Pixel i marketing
Strona internetowa epillab.pl wykorzystuje narzędzia analityczne i marketingowe, w szczególności Google Analytics oraz Meta Pixel.
Google Analytics służy do analizy ruchu na stronie internetowej, sposobu korzystania z witryny i skuteczności działań Administratora.
Meta Pixel służy do pomiaru skuteczności działań reklamowych, analizy zdarzeń na stronie oraz realizacji odpowiednich funkcji reklamowych w usługach Meta.
Korzystanie z technologii analitycznych i marketingowych podlega przepisom dotyczącym ochrony danych osobowych oraz przechowywania informacji na urządzeniach użytkowników i uzyskiwania dostępu do takich informacji.
W przypadkach wymagających zgody wykorzystanie tych technologii powinno następować zgodnie z zakresem zgody udzielonej przez użytkownika.
Administrator nie wykorzystuje danych dotyczących zdrowia Klientów jako danych przeznaczonych do przekazywania systemom reklamowym. Konfiguracja używanych narzędzi powinna ograniczać ryzyko niezamierzonego przekazywania takich informacji.
Zgoda na otrzymywanie komunikacji marketingowej jest odrębna od zgody na wykorzystywanie analitycznych i reklamowych technologii internetowych.
Wysyłanie wiadomości marketingowych drogą elektroniczną lub przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
§10. Pliki cookies i technologie podobne
Strona internetowa epillab.pl korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii.
W zależności od funkcjonalności strony i zastosowanych narzędzi mogą być wykorzystywane:
a) pliki niezbędne do prawidłowego działania strony i obsługi podstawowych funkcji;
b) pliki analityczne związane z analizą korzystania ze strony;
c) pliki marketingowe związane z pomiarem skuteczności reklam i działaniami reklamowymi.Do wyświetlania informacji o cookies oraz obsługi mechanizmów związanych ze zgodami wykorzystywany jest na stronie internetowej plugin Compliance by Hu-manity.co (Cookie Notice / Cookie Compliance).
Zasady stosowania cookies i podobnych technologii wynikają w szczególności z art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej oraz odpowiednich przepisów RODO.
W przypadkach przewidzianych przepisami prawa wykorzystanie określonych technologii wymaga uprzedniego poinformowania użytkownika i uzyskania jego zgody.
Użytkownik może zarządzać niektórymi ustawieniami cookies za pośrednictwem swojej przeglądarki internetowej. Zakres dodatkowych możliwości zarządzania zgodami na stronie zależy od udostępnionych funkcji mechanizmu zgód.
Szczegółowe informacje dotyczące aktualnie wykorzystywanych plików cookies, dostawców, ich celów oraz okresów przechowywania powinny być przedstawiane w informacji o cookies, z uwzględnieniem faktycznej konfiguracji strony internetowej.
§11. Odbiorcy danych osobowych
W związku z prowadzeniem działalności dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane podmiotom wspierającym Administratora w realizacji określonych celów.
W zależności od rodzaju danych i wykonywanych usług mogą to być:
a) operatorzy systemów rezerwacyjnych i narzędzi do zarządzania Salonem, w szczególności Booksy i Altegio;
b) dostawcy hostingu, oprogramowania i wsparcia informatycznego;
c) operatorzy płatności, w tym Przelewy24;
d) dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych, w tym Google i Meta;
e) dostawcy usług komunikacyjnych;
f) podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i doradcze;
g) właściwe organy publiczne, gdy udostępnienie danych wynika z przepisów prawa.Dane są udostępniane lub powierzane w zakresie niezbędnym do określonego celu i na podstawie odpowiednich przepisów prawa lub umów.
Odbiorcy danych mogą działać jako podmioty przetwarzające, odrębni administratorzy albo w innej roli wynikającej z faktycznych zasad współpracy i przepisów prawa.
§12. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres odpowiadający celowi ich przetwarzania, zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. e RODO.
Dane dotyczące zdrowia, przeciwwskazań, ankiety oraz dokumentacja zabiegowa są co do zasady przechowywane przez okres do 3 lat od ostatniej wizyty Klienta, pod warunkiem istnienia odpowiedniej podstawy prawnej przez cały okres przetwarzania.
Dłuższe przechowywanie określonych danych może być uzasadnione obowiązującymi przepisami prawa lub koniecznością ustalenia, dochodzenia bądź obrony konkretnych roszczeń, z uwzględnieniem dodatkowych wymogów dotyczących danych szczególnych kategorii.
Dane związane z historią rezerwacji i realizacją usług przechowywane są przez okres trwania relacji umownej, a następnie co do zasady do 3 lat od ostatniej aktywności Klienta, chyba że istnieje uzasadniona podstawa dalszego przechowywania określonych informacji.
Dokumentacja księgowa i podatkowa jest przechowywana przez okresy wynikające z obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem zasad ich obliczania, w szczególności właściwych terminów przedawnienia zobowiązań podatkowych i obowiązków archiwizacyjnych.
Dane zawarte w reklamacjach i korespondencji dotyczącej sporów są przechowywane do czasu zakończenia sprawy, a następnie przez okres uzasadniony właściwymi terminami przedawnienia roszczeń.
Dane przekazane za pośrednictwem formularza kontaktowego, które nie doprowadziły do zawarcia umowy ani powstania sporu, są co do zasady przechowywane do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji.
Fotografie wykorzystywane w dokumentacji zabiegowej mogą być przechowywane do 3 lat od ostatniej wizyty Klienta, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna oraz dalsza potrzeba ich przechowywania.
Dane wykorzystywane do działań marketingowych na podstawie zgody są przetwarzane do momentu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania. Informacje potwierdzające udzielenie lub wycofanie zgody mogą być przechowywane w zakresie koniecznym do wykazania zgodności przetwarzania z prawem lub ochrony przed roszczeniami.
Okres przechowywania danych związanych z cookies oraz narzędziami analitycznymi i reklamowymi wynika z rodzaju wykorzystywanych technologii i ich faktycznej konfiguracji.
Po upływie właściwego okresu przechowywania dane są usuwane, anonimizowane lub niszczone w sposób zapewniający ochronę danych osobowych, chyba że istnieje odrębna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
§13. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane są przetwarzane, przysługują, na zasadach określonych w RODO:
a) prawo dostępu do danych osobowych;
b) prawo do sprostowania danych;
c) prawo do usunięcia danych;
d) prawo do ograniczenia przetwarzania;
e) prawo do przenoszenia danych;
f) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
g) prawo do wycofania zgody, jeżeli stanowi ona podstawę przetwarzania;
h) prawa związane ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem, w przypadkach określonych w art. 22 RODO.Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Żądania dotyczące realizacji praw można kierować na adres e-mail: epillab.warszawa@gmail.com.
Administrator udziela informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem na zasadach i w terminach określonych w RODO.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa i charakteru przetwarzania.
§14. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W związku z korzystaniem z usług zewnętrznych dostawców technologicznych dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli wynika to z rzeczywistego sposobu świadczenia usług, konfiguracji systemów i zawartych umów.
W przypadku przekazywania danych do państw trzecich Administrator stosuje odpowiednie mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub właściwe zabezpieczenia, gdy są wymagane.
Osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się do Administratora o informacje dotyczące zastosowanych mechanizmów przekazywania danych oraz sposobu uzyskania ich kopii, w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa.
§15. Bezpieczeństwo danych osobowych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.
Dobór zabezpieczeń uwzględnia charakter przetwarzanych danych, zakres i cele przetwarzania oraz poziom ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych.
Dostęp do danych osobowych jest ograniczany zgodnie z zakresem obowiązków osób upoważnionych.
Dokumentacja papierowa i elektroniczna podlega odpowiednim zasadom przechowywania, udostępniania i usuwania.
W razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych Administrator podejmuje działania przewidziane obowiązującymi przepisami prawa.
§16. Zmiany Polityki Prywatności
Polityka Prywatności może być aktualizowana w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, wykorzystywanych technologii, sposobu świadczenia usług lub zasad przetwarzania danych.
Aktualna wersja Polityki Prywatności jest udostępniana na stronie internetowej epillab.pl.
W przypadku zmian wymagających odrębnego poinformowania osób, których dane dotyczą, lub uzyskania dodatkowej zgody Administrator realizuje odpowiednie obowiązki przed rozpoczęciem nowego sposobu przetwarzania.
§17. Kontakt
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem:
IVERS GROUP ALEH MARTSIYENKA
ul. Gizów 6, lok. 125
01-249 Warszawa
NIP: 5252931367
E-mail: epillab.warszawa@gmail.com
Telefon: +48 574 511 533
Data ostatniej aktualizacji: 30.10.2026